jueves, junio 29

COMUNICACIÓN: Cómo preparar una ponencia o conferencia


Somos emprendedores y queremos dar a conocer nuestros productos y nuestra empresa. Una ponencia o una conferencia pueden ser una buena oportunidad para abrir posibilidades de negocio.

Una ponencia o conferencia son una ocasión excelente para generar noticia, para reforzar la imagen de nuestra empresa, o para despertar la curiosidad del público por nuestro negocio.

Conscientes de todo ello, tendremos que preparar la conferencia con el máximo cuidado con el fin de conseguir los resultados esperados. Podemos señalar seis puntos básicos a tener en cuenta para que todo salga perfecto.

El público: Si podemos saber previamente como será nuestro publico, disponemos de una información muy valiosa. Las características del publico deben ser referencia permanente en el proceso de elaboración. Es evidente que no es lo mismo tener una sala llena de empresarios que de estudiantes, de adolescentes que de jubilados, de hombres que de mujeres, personas de derechas que de izquierdas, del mundo rural o del urbano, de Cataluña o de Málaga.
Si pensamos en las diferencias ideológicas, de lengua, de registro, de cultura, de forma de vida, de intereses, de inquietudes, etcétera, veremos que muchas veces, la misma conferencia no nos servirá para diferentes entornos.
El tipo de público condiciona el tema y cómo lo enfocamos, el registro lingüístico que utilizaremos, como nos vestiremos, la actitud más o menos formal, etcétera.

El tema: Si somos capaces de concretar el tema en una palabra o, como máximo, en una frase, todo será mucho más sencillo. De este modo estructuraremos el contenido de la ponencia o conferencia sin perder de vista la idea central: más vale exponer pocas ideas y claras, que muchas y de forma superficial. ¡Ah!, una recomendación: sobretodo, pensad en lo siguiente: ¿Qué le interesa al público? ¿ Qué beneficio le puede aportar vuestra exposición? ¿ Qué problema puede resolver?

El objetivo: Raras veces el objetivo de una conferencia es meramente informativo. Los objetivos pueden ser diversos, como informar, convencer, impactar, invitar a la reflexión, vender, mejorar nuestra imagen o la de nuestra empresa, entre muchos otros. Es evidente que, en función del objetivo, elegiremos el material, utilizaremos un tono determinado i estructuraremos el discurso con una finalidad u otra.

El contexto: ¿Dónde se realizará el acto? ¿A qué hora? ¿Seré el único o ponente o quizás el último de la mañana? ¿Me presentarán o tendré que presentarme yo mismo?
También es muy aconsejable ver la sala unos días antes de realizar la exposición, ya que de este modo nos familiarizaremos con el espacio y porque podremos conocer sus defectos y virtudes, como la acústica, la temperatura, el confort, la iluminación, etcétera.

Los medios audiovisuales: Aunque hoy en día parece que las presentaciones en Power Point se han convertido en obligatorias, es necesario valorar la conveniencia de utilizarlas en cada caso, ya que podemos encontrar otros medios como el vídeo, retroproyector, pizarras o... nada! Recordad que si los medios fallan, sólo quedaréis vosotros con vuestras habilidades para comunicaros con el publico. La conferencia bien preparada es aquella que tiene en cuenta la alta probabilidad de un desastre tecnológico.

El material: El que necesitéis para vuestra exposición (material audiovisual, objetos de muestra, recortes de periódico, carpeta, fichas con un esquema básico) y el que queráis entregar al público (diapositivas impresas, informes, fotocopias de artículos o de noticias de los periódicos, etcétera.) Valorad si os interesa más que el publico se centre en la pantalla exclusivamente o si queréis proporcionar el soporte impreso para que pueda tomar nota de vuestros comentarios.

A parte de la preparación del contenido, no podemos olvidar la preparación del orador. Por ello es fundamental realizar un ensayo general y corregir todos los puntos débiles de nuestra comunicación personal. Son muy oportunas aquí las palabras de Dale Carnegie: “Un discuro bien preparado está ya casi pronunciado”.


Artículo enviado por Teresa Baró, Socia-Directora de Icómpani, consultora de comunicación personal y de empresa. Docente de los cursos de comunicación de Escuela de Protocolo.com

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