martes, junio 27

COMUNICACIÓN: Cómo utilizar una presentación electrónica


La generalización de presentaciones informáticas como el programa Powerpoint no sólo ha supuesto innegables ventajas de transmisión de la información, sino que ha sido un salvavidas para el orador inexperto o inseguro en cuanto a habilidades comunicativas.
Entre las virtudes de este soporte visual, cabe destacar la rentabilidad de las diapositivas, que pueden ser utilizadas en varias exposiciones y sonmodificables según convenga; la posibilidad de reproducir gráficos y estructuras complicadas que requieren precisión; la proyección de imágenes de cualquier tip; la conexión instantánea a un sitio web, previa preparación del link en la diapositiva; los enlaces entre diferentes diapositivas de la misma presentación u otras presentaciones; la cómoda impresión de las diapositivas, que se pueden dar como apuntes para el auditorio, etc.

Pero, a parte de todas estas ventajas, el Power point tiene una virtud inconfesable: desvía la atención del público, que se fijará en la pantalla, mientras deja al orador en la penumbra, protegido de las miradas que tanto teme.
Pero cuidado: si utilizamos el Powerpoint únicamente como escudo, la presentación resultante puede ser una dura prueba para la capacidad de atención de los oyentes.
Hay oradores que se limitan a hacer una lectura de la diapositiva al pie de la letra: una falta de consideración para la inteligencia del público, que perderá todo el interés en una explicación que ya puede leer en la pantalla o sin la ayuda del orador.
Otros más hábiles, juegan con el factor sorpresa, marean a los asistentes con molestos desplazamientos hacia el ordenador para que aparezcan progresivamente los puntos, y adornan la entrada con infantiles efectos sonoros, de frenada o tecleado.
Por otro lado, la penumbra en las que es necesario proyectar las diapositivas provocará inevitablemente la somnolencia de los asistentes, especialmente a ciertas horas del día, si el orador no domina el arte de la elocuencia y no pone un poco de su poder de convicción.
En el ámbito profesional hay numerosas y muy variables ocasiones para dirigirse a un auditorio. En muchos casos el uso de una presentación informática es necesario, y en otros, se puede llegar a volver en contra de los objetivos de la exposición. Por esto, es necesario valorar muy cuidadosamente si con las diapositivas reforzaremos o, al contrario, anularemos nuestro mensaje y nuestra personalidad. En el caso de que decidamos recurrir a este soporte, debemos tener en cuenta las recomendaciones siguientes:

1.- Empezar y acabar la exposición con la luz encendida, es decir, hacer una introducción y una conclusión fuera del Powerpoint, que enmarque la presentación: la introducción nos permitirá un contacto directo con el público y atraer la atención; la conclusión ha de abarcar todo lo que hemos dicho en la exposición

2.- La presentación ha de tener una diapositiva de inicio y otra de final, igual que cualquier libro o dossier tienen una portada y una contraportada

3.- Las diapositivas tienen que ser atractivas y con un diseño básico común

4.- Cuando no haya más remedio que hacer diapositivas con texto, es necesario que el orador tenga suficiente habilidad para mantener el interés del auditorio y ampliar de una manera interesante la información que ya aparece proyectada

5.- Las ideas han de ser expuestas de manera esquemática, basándonos en los conceptos clave y haciendo énfasis en su relación

6.- Evitaremos los efectos sonoros innecesarios, ya que distraemos la atención

El Powerpoint, bine utilizado, es muy eficaz para ilustrar y completar el contenido de la exposición, pero no nos puede sustituir delante de compañeros, equipos directivos, clientes o trabajadores. Sabemos que, si queremos convencer, tenemos que dar la cara y la voz, y todo el cuerpo, porque nada más eficaz que una voz segura, una mirada directa al público y la emoción que podemos transmitir con la palabras.

No olvidemos que el factor más importante de una conferencia es el orador.


Artículo enviado por Teresa Baró, Socia-Directora de Icómpani, consultora de comunicación personal y de empresa. Docente de los cursos de comunicación de Escuela de Protocolo.com

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