Reuniones eficaces

Un 86% de los trabajadores dice que su principal frustración durante sus reuniones es la falta de dirección; pero no es la única queja sobre la escasa organización con que se aborda esta herramienta clave en la gestión empresarial: falta de preparación, impuntualidad o absentismo y acciones incumplidas también generan frustración. Establecer los objetivos antes de convocar la reunión es una de las claves para que finalice con éxito, pero no la única.
Una reunión ayuda a cada individuo a comprender tanto el objetivo colectivo del grupo como la manera en que su propio trabajo y el trabajo de los demás, puede contribuir al éxito de este grupo”. Anthony Jay en su obra How to run a meeting (Cómo dirigir una reunión), tiene claro el concepto de reunión efectiva. Y es muy simple: “Para mantener una reunión eficiente se debe reunir a personas con ideas”.
De ahí que sea muy raro que una sola persona tenga todos los datos necesarios e indispensables para analizar un problema y adoptar una decisión asertiva. Por tal motivo, cada día más las reuniones juegan un papel fundamental en el feedback entre empleados y gerentes, entre personal y dueños o entre pares que se relacionan o se relacionarán en el futuro con su negocio.
Sin embargo, el sólo hecho de tomar la iniciativa y usar esta herramienta no asegura el éxito en el tráfico de información, en la entrega de una idea u objetivo claro, o bien de conseguir cerrar un negocio. Es más, a menudo no suele tratarse con la debida preparación y con el suficiente conocimiento de las técnicas que ayudan a conseguir que un meeting sea provechoso.
Por eso es tan importante que, para que las inevitables reuniones de trabajo lleguen a ser verdaderamente efectivas, se requiera de planificación y organización. No se debe olvidar que las reuniones son una parte de cómo se dirige un negocio y de cómo se dirige la información en las empresas, de ahí que seguir una serie de pautas para conseguir una reunión efectiva, cree una meta superior por la que luchar y anime a cada miembro del grupo a defender un objetivo antes que sus propios deseos y anhelos personales.
Transmitir mensajes en grupo Toda empresa organizada, por pequeña que sea, debe tener una estructura de comunicación sólida la cual incluye diferentes tipos de reuniones a diferentes niveles y con diferentes propósitos.
Las reuniones se llevan a cabo con diferentes finalidades dentro de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar y resolver situaciones de trabajo. Se debe tener presente que toda reunión tiene que tener un objetivo claramente definido previo a la convocatoria. De ahí que para que una reunión sea efectiva, dinámica y productiva requiere que ciertas recomendaciones sean cumplidas.

• Las reuniones deben tener un objeto claro y conciso.

• Se debe consignar lugar, fecha, horario de inicio y término de la misma.

• La citación debe ser realizada con la debida anticipación para que los participantes puedan coordinar sus agendas.

• Los participantes deben conocer el objetivo o tema a tratar de manera previa, así como contar con el material de respaldo correspondiente para trabajar sobre el tema.

• Quien cita debe ser el responsable de centrar el tema en cuestión e incentivar la participación de cada uno de los invitados.

• Es importante conocer la opinión de todos por lo que el coordinador debe integrar a cada uno de los participantes.• Se debe tomar nota sobre los alcances realizados y los acuerdos definidos.

• Se deben establecer indicadores de cumplimiento de los acuerdos con el objeto de dar seguimiento a los responsables.

• A través de documentos (actas) o a través de e-mails, es importante el envío post reunión de un informe de los temas tratados.

Los diez mandamientos
• No organice una reunión entorno “al jefe”. A medio plazo, este tipo de estrategia suele deshacer a los equipos porque genera fuerte competencia entre sus participantes.
• Establezca un buen orden del día. Piense bien en los objetivos de la reunión, las personas que deben intervenir, los espacios de tiempo, el qué, cuándo y porqué de las diferentes intervenciones y protagonismos, y envíe el orden del día con anterioridad a todos los asistentes.
• Es importante que conceptos como la puntualidad, el respeto y el orden en las intervenciones presidan el encuentro. Las reglas de protocolo empresarial deben ser precisas y claras. Toda reunión debe obtener un resultado positivo, requiere que se utilice la filosofía que defiende que “los problemas son las oportunidades de los logros”, y esa visión optimista hay que llevarla hasta el final.

• ¿Cuántas veces ha asistido a una pérdida colectiva de tiempo porque no está preparado el proyector, las fotocopias no se han realizado a tiempo o no se reservó la sala de reunión? No se olvide de responsabilizar en un subalterno de estos importantes detalles. También debe utilizar los recursos necesarios para la reunión, sin escatimar los medios necesarios pero sin caer en la ostentación. Las reuniones pueden ser más eficientes si hay un buen proyector o los miembros pueden hacer fácilmente el uso de un power point, pero no hace falta que conozcan las fabulosas interioridades de su nuevo tablet pc. Del mismo modo, no es aconsejable ofrecer servicio de cafetería: como norma, durante la reunión se trabaja.
• Dele solemnidad a la reunión, es la mejor fórmula de que el equipo acuda motivado y, sobre todo, habiendo preparado los deberes. Establezca de forma cercana las reglas de juego, el método para pedir palabra y la duración máxima de las intervenciones. A partir de ahí, prohíba las interrupciones externas o el molesto replicar de los móviles.
• Haga una buena moderación de la reunión. En las empresas hay personas introvertidas y extrovertidas, personas con facilidad para comunicar y reservadas. Anime a hablar a aquéllos que tienen cosas que decir, y corte en seco a los que acaparan minutos de tiempo con un discurso hueco, a la reunión nadie debe acudir para lucirse y ganar puntos. Invite a los participantes a que vayan al grano y tomen posturas claras de su aportación en la toma de decisión, estableciendo los objetivos y los medios para conseguirlos. Una buena y justa moderación puede ser la manifestación más clara del carisma y capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo.
• Diferencie tipos de reuniones. No confunda reuniones sobre temas específicos, con reuniones ordinarias y periódicas. Las intervenciones, mensajes, tiempos, medios deben ser bien distintos... No mezcle temas en reuniones de equipo.
• No permita polémicas absurdas, improvisadas o debates estériles de tipo personal. Suele ser una tentación para algún jefe enfrentar opiniones en una reunión con vistas a aclarar en dicho entorno la vía más conveniente para la empresa. No lo haga sin antes haber sugerido que las personas con opiniones divergentes sobre el tema en cuestión se hayan reunido antes, y a solas, para acercar o clarificar sus opiniones. Fomente la cohesión, el trabajo ordenado y coordinado en las propias reuniones.
• Provoque que se lleguen a conclusiones y compromisos relevantes. Levante un acta y potencie que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos, de esta forma le dará estatus y relevancia a las reuniones. • Dedique tiempo a nivel personal si percibe reserva, retraimiento o desgana en algún miembro de su equipo, quizás esto le evite problemas mayores. No escatime una reunión personal con algún miembro de su equipo, un almuerzo o un desplazamiento. Es vital que todos se sientan a gusto.
Queda claro que la convocatoria y realización de reuniones efectivas permite recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias de varias personas para resolver un problema, abre espacios de participación y cohesión para el logro de las metas, y establece un acercamiento entre los miembros. Además incentiva el respeto y la tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales. ¿El siguiente objetivo? Ser capaces de ponerlo en práctica.
Y para finalizar dos reglas de oro: no permita que una reunión se prolongue más de 30 minutos, y nunca que supere la hora (a partir de esta duración sólo estarán perdiendo el tiempo). Y en segundo lugar, no se exceda en el uso de esta herramienta. No se puede convocar una reunión para todo, existen otras fórmulas para recabar las aportaciones del equipo, como rondas de correos electrónicos, igualmente eficaces, además también puede recurrir a convocatorias menos formales durante una comida o desayuno.

• Marque el paso: Algo importante es la forma de caminar. Alinee la cadera, los hombros y la cabeza, pero no levante el mentón, para que no de la impresión de que es inaccesible.

• Dé la mano: Nada peor que un saludo desganado o que escurra sudor. Procure mantener las manos a la vista. Si las esconde, transmitirá inconscientemente la idea de ocultar algo.

• Sonría: Una sonrisa espontánea, natural y abierta es la mejor carta de presentación. Aprenda a controlar sus expresiones. Por supuesto, sea coherente. No se trata de colgar una sonrisa hipócrita, ni tampoco decir “me parece maravillosa su idea”, cuando su rostro expresa lo contrario.

• Mire a los ojos: Las personas que miran hacia abajo o que no dan los ojos no resultan de confianza. Mantenga el contacto visual con su interlocutor o a la persona que esté hablando, esto denotará un mayor interés en lo que dice.

• Ofrezca seguridad: Es normal que sienta nervios, pero cuide los ademanes. No se lleve la mano a la boca, ni se toque la nariz o masajee las sienes.

Fuente:Franquicias

Capilla: «Las secretarias somos pioneras en aplicar el protocolo contemporáneo»

Mercalevante, Valencia El mundo del secretariado vivió sus días más activos en las sextas jornadas del Secretariado que organizó la Asociación Valenciana del Secretariado (Avase) durante la semana pasada en el Hotel Confortel de Valencia. Fue un encuentro profesional dedicado a facilitar la labor de reciclaje de la profesión y a implantar nuevos sistemas de trabajo en sus funciones diarias y en la forma de presentarlas. En las jornadas quedó patente que las nuevas tendencias de protocolo han iniciado un camino directo hacia las sensaciones, restando peso a las formas tradicionales del entorno protocolario. Una amalgama de técnicas que se centran en las nuevas estéticas, el estilismo y los nuevos escenarios que han introducido cambios en la restauración y el mundo de la gastronomía, en los que la comida se concibe como un nuevo lenguaje. Un trato más humanizado La presidenta de Avase, Pilar Capilla, destacó el esfuerzo que realizan las secretarias en el ámbito profesional. «Somos pioneras en cuanto a trabajar el protocolo contemporáneo, no dejamos el protocolo oficial, pero tratamos, sobre todo, de implantar un saber hacer más humanizado, más personal , más enfocado a las sensaciones que no hacia las percepciones» , destacó.

En estos encuentros también se ha analizado uno de los campos más importantes para el desarrollo de la labor en el mundo del Secretariado, aspectos que se centran más en el desarrollo personal para una mejor comunicación profesional y proyección en la empresa. Pilar Capilla apuntó además que «el conocimiento de las últimas técnicas de protocolo e imagen personal y de la empresa aplicadas a los nuevos tiempos son imprescindibles para realizar, de una manera organizada y actual, el trabajo adecuado a los mercados y tiempos que corren» . Durante las reuniones de trabajo en Valencia se profundizó en aspectos tales como la presentación y gestión de los actos de la empresa, su puesta en escena protocolaria, y la adaptación a las nuevas técnicas que se emplean en los nuevos mercados del siglo XXI.

Protocolo y saber estar en la empresa

El objetivo del tema de hoy es proporcionar pistas y habilidades , respecto a la educación en las relaciones diarias con superiores y compañeros de trabajo. Seguro que todos de una forma u otra hemos vivido alguna situación incómoda o bien haber estado cerca en un momento dado.Recuerdo que en una empresa donde estuve hace años, tuve la mala fortuna de estar en medio de una discusión muy seria entre dos compañeras, estaba como observador, fue muy desagradable y ello provoco una tensión en el departamento.

Nuestro superior inmediato no supo atajar y esclarecer el hecho acontecido, ambas partes no apostaban por una cercanía, por un diálogo, a todos nos afectaba ese clima…Cada día en la vida de la empresa es distinto: informes diferentes, empleados nuevos, despidos y traslados, nuevas políticas de gestión, cambios en la dirección, clientes agradables o difíciles, compañeros/as conflictivos… Pensemos que en cada situación se nos propone, nos toca estar en nuestro sitio, es decir hemos de asumir, comprender y responsabilizarnos de cuantos imprevistos pueden surgir.Deberemos hacer gala de nuestros buenos modales puesto que en nuestro lugar de trabajo no actuamos individualmente, sino que las con las demás personas forman la imagen de la empresa.Por norma general las personas trabajan más a gusto y con mayor disponibilidad cuando el entorno le es más favorable que hostil. Seguramente eso es lo que piensa la dirección (aunque lo digan pocas veces) y que en definitiva puede agradecerle con ascensos, remuneraciones, flexibilidad de horario, días libres. Aún cuando no sea sí, ello no justifica que actuemos con poca consideración y máxima descortesía hacia las demás personas.

Por regla general:

- Evitar las groserías, discusiones, y pérdidas de nervios cuando estemos trabajando, procurar canalizar esas energías con coger un poco de aire, tomarnos un respiro, mirar de frente el problema y tensión y dosificarlo.

- Las relaciones personales debemos evitar dejarlas al margen de la vida profesional, pues nuestros problemas son sólo nuestros.

- Cuando nos lleguen visitas, levantarnos, presentarnos y atenderlos en todo momento, aunque tengamos un cargo muy considerado.

- Respetar el horario y ser puntual.- “Cavar una fosa” de confidencias y secretos profesionales, enterrarlos y no dejar que salgan a la luz. La ética y el secreto profesional es una de las cualidades más apreciadas.

- Las murmuraciones y los rumores pueden volverse contra nosotros, evitar especular si no sabemos que está pasando.

- De una forma cordial y espontánea saludar a todas las personas que forman parte de la empresa: altos o medios cargos, personal de mantenimiento y limpieza.Cuando nos dirijamos a alguien, no olvidar utilizar el tratamiento de “Usted” ( como decíamos hace unas semanas aquí…), hasta que no nos digan lo contrario: no estamos marcando una diferencia, sino respetando a los demás. Anotar los nombre de las personas que podeos confundir u olvidar. En situaciones de conflicto, de posibles desavenencias, mejor hacerlo en puerta cerrada. Ante clientes difíciles , adoptar una postura de tranquilidad y escuchar siempre los distintos puntos de vista. Otras observaciones a tener en cuenta:

- Procurar escuchar en lugar de oír cuando tengamos mucho que decir .- Reconocer los errores o faltas que se haya cometido, es mejor admitirlo una vez que ir cayendo poco a poco.

- Ante clientes o visitas de otro país, aceptar sus posibles diferencias, su cultura, su educación.- Los regalos que haga la empresa a sus clientes y al personal de intentarán acompañar con una nota manuscrita.

- Ir correctamente vestidos y arreglados nos ayudará más en nuestra profesión que si nos despreocupamos respecto a esta cuestión; la ropa informal y deportiva dejarla para el fin de semana. No caigamos en el error de pensar que las relaciones empresariales nada tienen que ver con la buena educación en sociedad.Vamos a procurar comportarnos en la empresa como actuamos fuera de ella, procurando que la conducta sea excelente en ambos lugares.

No es solamente el personal de dirección de la empresa quien debe presentar su mejor imagen, puesto que todas las personas que trabajan son un equipo y forman parte del conjunto. La educación abarca todos los estamentos jerárquicos.La combinación de cortesía y buenos modales en el mundo empresarial tiene otros ingredientes: capacidad de trabajo, colaboración, tolerancia, respeto y capacidad de convivencia con las demás personas. Será positivo saber administrar su trabajo y valorar la dignidad y prestigio del la empresa donde estamos. Si no es así, invito a la reflexión y aun posible cambio si es lo mejor para seguir avanzando en nuestro quehacer. No olvidemos la creatividad allí donde estemos…

J. Carlos Pérez es técnico superior en Relaciones Públicas, diplomado en Graduado Social, Experto Universitario en Protocolo y Asesor de Imagen. Ha desarrollado su labor entre Canarias y Barcelona. Actualmente es profesor de protocolo en instituciones locales, coordina las primeras jornadas de Asesoría de Imagen en Canarias y trabaja en su primer libro ¿Qué no es protocolo?

Fuente:Teldeactualidad