Consejos prácticos para la organización de eventos con éxito

Daniel Colombo, de la consultora Colombo Pashkus, nos dio a conocer los secretos y claves para que la organización de un eventos sea todo un éxito.

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  Cuál es el target de publico a convocar
  
  La línea temática a desarrollar en el evento
  
  El presupuesto. Tenerlo claro será crucial para establecer un plan de diseño, implementación e instrumentación del mismo (ideas creativas, de alto impacto, alineadas con el target y objetivos del mismo)
  
  Los detalles: Un evento es la suma de ellos.
  
  Lograr un impacto, sin opacar la marca o producto a promover.
  
  La capacidad del lugar donde se desarrollarán las actividades. En este caso es recomendable la justa medida: ni muy pequeño que se desborde ni muy grande que parezca un fracaso.
  
  Revisar el calendario de convocatorias con otros colegas y eventos nacionales para fijar la fecha y hora
  
  Prever lo imprevisto: cortes de energía eléctrica, bloqueos de caminos, lluvia, etc.
  
  Regalos: no pueden faltar para cada uno de los invitados.
  
  Presentaciones de un vocero: una buena síntesis es lo más apropiado.
  
  Invitaciones: un excelente diseño, con la convocatoria clara y que no deje lugar a dudas. Importante una versión electrónica: elaborar el mailing del invitados con suficiente antelación; hacer el seguimiento de la convocatoria y llevar un registro de acreditaciones.
  
  Diseño del espacio: muy cuidado y acorde al producto a comunicar.
  
  Registrar el evento en video y fotografías. El video “en crudo” sirve para mejorar aspectos en próximas ocasiones.
  
  Paciencia: para contener al cliente, para coordinar todos los proveedores involucrados, para motivar al equipo de trabajo asignado y que todos cumplan su función.
  
  Coordinación: Reunirse con TODO el staff involucrado en el evento una hora antes de la llegada de invitados para reconocer y agradecer el trabajo de todos y recordar el objeto del evento, qué tipo de público recibiremos, cuál es la meta a cumplir, por qué es importante trabajar coordinadamente, con buena energía y entusiasmo. También se establecerán los niveles de consulta entre los organizadores, ante cualquier inconveniente que pueda presentarse.
  
  Intercomunicadores: dependido del volumen del evento, para la coordinación de los líderes de cada área.
  
  Un detalle importante: el personal del staff no come ni recibe regalos mientras trabaja en un evento. Esto debe ser aclarado y planificado de antemano. Mucho menos, utilizar goma de mascar en la boca y otros detalles que desmerecen el esfuerzo realizado.
  
  Y al finalizar… dedicar unos minutos nuevamente a agradecer al equipo

Fuente: PR Noticias